Organização pessoal

Email, Zap, Slack, Teams, Zoom... informação de tudo quanto é lado. Como focar no que importa e ter a mente livre para estar no presente.

Tempo de leitura: 5 minutos

Recebemos informação, direcionamento, lembretes e tarefas de tudo quanto é lado. No trabalho, temos nossos processos de acompanhar projetos e tarefas do dia a dia. Em casa, temos mais outros tantos de coisas que precisamos acompanhar recorrentemente ou riscar da lista. Ainda temos aqueles projetos pessoais que gostaríamos de iniciar. Como dar conta de tudo? Como priorizar? Como evitar os momentos em que deitamos a cabeça no travesseiro e pensamos “Ah, não posso esquecer de XYZ!”.

Há 15 anos li um livro que mudou a minha vida neste sentido. Amante de métodos e da continuidade de otimizar minha rotina para focar no que importa me recomendaram a leitura do livro do David Allen: A Arte de Fazer Acontecer (ou Getting Things Done, o método GTD).

Até hoje o meu dia a dia é baseado em conceitos do livro.

O que funciona pra mim?

O foco principal do método GTD é tirar absolutamente tudo da sua cabeça e colocar em um inbox: uma caixa de entrada de absolutamente tudo que você quer / precisa fazer. Esta caixinha pode ser uma lista de excel, uma lista em um caderno, um software de gerenciar tarefas, post its na parede etc. A partir daí, revisar as prioridades de tempos em tempos (eu reviso semanalmente).

O ponto importante aqui é que tudo vai para um lugar somente. Então não é que eu tenho uma to-to list no meu caderno de umas coisas que preciso fazer, outras no meu email e outras no post it colado no meu computador. Absolutamente tudo que preciso fazer na minha vida está em um só lugar — no meu caso, uso o software OmniFocus, que me ajuda a criar itens específicos ou recorrências (até o alarme de pagar IPTU anualmente está lá!).

O que não entra na inbox? Regra dos 2 minutos!

Eu uso uma dica do Allen que traz bastante agilidade: a regra dos 2 minutos. Se chega um email, por exemplo, e eu posso resolvê-lo em menos de 2 minutos, eu já o respondo e arquivo. Trabalho com o conceito de inbox zero, que é buscar ter a caixa de emails zerada até o fim do dia. Isso não quer dizer que respondo e lido com todos estes emails no mesmo dia. Os que chegam e nos quais preciso trabalhar para depois respondê-los, viram um item na minha inbox a ser priorizado. O mesmo vale para mensagens de WhatsApp, Slack, etc.

Revisar revisar revisar

Ter tudo o que precisa fazer em um só lugar pode virar uma pilha infindável de itens. Para isso, é importante constantemente revisar as prioridades e cortar da lista itens que não fazem mais sentido.

Por exemplo, eu tinha um item na minha seção pessoal que era consertar um telefone antigo do meu avô para usá-lo em casa. Este item ficou meses na lista até que pensei que nunca iria efetivamente usá-lo (só uso celular!) e que o ideal seria deixá-lo como está: decoração.

Para equipes e empresas, a partir de uma estratégia clara (assunto da Zum! #1) fica mais fácil entender quais dos seus projetos não são mais prioridade e podem ser cortados ou deixados para outro momento.

No dia a dia

Todos os dias, a primeira coisa que faço é abrir a minha inbox (das tarefas, não do email!) e meu calendário. O calendário me relembra os compromissos do dia com outras pessoas e no OmniFocus, onde tenho o meu inbox, eu vejo o que preciso fazer ou acompanhar com as equipes no dia. Todo começo e fim da semana eu revejo a inbox, re-priorizo e corto itens que não fazem mais sentido.

Mente livre o no presente

O benefício maior de um processo como este é que tiro tudo da minha cabeça e coloco em um lugar que sei que vou olhar todos os dias e que irá “apitar” para que eu não esqueça de nada (recomendo softwares que possam criar tarefas recorrentes como lembretes, existem vários gratuitos por aí).

Com isso, quando estou em uma reunião, com minha família ou quando vou dormir mitigo ruídos na minha mente e os nossos não-tão-queridos “não posso esquecer de…”

Por onde começar?

  1. Liste tudo, absolutamente tudo que precisa fazer e coloque no seu inbox (pode ser um software, excel, Trello, post its etc). O importante é estar tudo em um lugar.

  2. Categorize os itens por macros. Exemplo: trabalho, casa, vida pessoal, pets, etc

  3. Em cada macro priorize o que você precisa fazer este mês e o que pode deixar para depois

  4. Em cada macro priorize o que precisa ser feito / entregue esta semana!

  5. Ao final de cada semana, revisite os items e faça o processo 3 & 4 novamente

  6. Qualquer coisa nova que surja, coloque no inbox, dentro da macro definida e priorize ao final da semana ou no mesmo dia dependendo da urgência

  7. Paralelamente: use o conceito de inbox zero, aplicando a regra dos 2 minutos para emails, whatsapp, etc e verifique seu calendário ao começo de cada dia!

Até quinta que vem, 7:45!

Abs,

AJ


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