Vendas: Um template para te ajudar a vender melhor

Aprenda a entender suas vendas high touch e onde focar para otimizar esforços e vender mais!

Tempo de leitura: 10 minutos


Este artigo é voltado para vendas high touch: empresas que precisam vender de forma mais “tradicional”, com relacionamento direto com possíveis clientes. Este tipo de venda acontece geralmente para produtos B2B (business to business - vendas de negócio para negócios), com ticket médio alto, serviços de consultoria etc. São as vendas que precisam primeiro estabelecer um relacionamento, entendendo as necessidades e problemas de possíveis clientes para que possam acontecer.

O processo de vendas high touch tem duas macro etapas:

1 - encontrar contatos e possíveis empresas interessadas no seu produto ou serviço (leads)

2 - iniciar o relacionamento com estas empresas, entendendo as necessidades do cliente e apresentando o produto ou serviço da sua empresa, com o foco em fechar a venda.

Hoje vamos focar na segunda parte. Para a geração de leads / contatos, muita gente utiliza rede de indicação, LinkedIn, etc e vou também recomendar uma startup acelerada pela abeLLha, a ativa.ai, que usa a inteligência artificial para gerar oportunidades B2B através do e-mail e busca inteligente de executivos decisores.

Ao longo de mais de 5 anos acompanhando startups na abeLLha, notamos que o principal desafio deste tipo de venda, uma vez que o lead (possível cliente) demonstra interesse em saber mais, é entender onde focar os esforços para obter melhores resultados.

Para isso, construimos um template no Google Sheets, que te ajuda a acompanhar suas vendas da primeira conversa até o fechamento ou negativa, entendendo Custo de Aquisição do Cliente (CAC), clientes mais inclinados a fechar negócio e tempo médio para fechar um cliente, entre outros.

Acima de tudo, este modelo visa te dar dados que podem gerar inúmeros KPIs (indicadores) de vendas.

Acessar Modelo Vendas

Como trabalhar no modelo Pipe de Vendas High Touch

Ao abri-lo, você verá algumas colunas:

Vou pular, obviamente, a explicação dos campos Empresa, Nome Contato e Email ;)

Estagio: nesta coluna você acompanha e atualiza o estágio em que cada cliente se encontra: reunião marcada, primeiro papo, interesse, etc. Estes status podem ser atualizados como preferir na aba “Listas”, coluna E. Uma vez que um possível cliente demonstrou interesse, é no estágio da venda que você atualiza.

Tipo: aqui você lista os produtos / serviços que vende. Atualize na aba “Listas” coluna C. Exemplos: consultoria, workshops, etc

Potencial R$ mensal: o potencial que esta venda, se concretizada, gerará de receita para a empresa mensalmente. Se for uma venda única, é só colocar o valor cheio nesta coluna.

Duração (mês): duração em meses do contrato se a venda for concluída. Exemplos: um contrato de 12 meses, para uma consultoria, ou uso de um software.

Potencial Venda: o potencial mensal r$ vezes a duração. Se o potencial da minha venda é de R$7 mil mensais e o contrato que posso fechar é de 6 meses, o meu potencial de receita desta venda é de R$42 mil.

Pre-V h: aqui você lista as horas gastas antes de fechar ou perder uma venda. Este campo, na minha opinião, é um dos dados mais importantes do processo e seu preenchimento é primordial para conseguir entender o custo de aquisição de um cliente, o R$ perdido em empresas que não converteram em clientes, etc. Minha recomendação é ser “caxias” com o preenchimento: ligou para um possível cliente e falou meia hora no telefone? Adicione 0,5 no campo Pre-V. Fez mais uma reunião de 1h para explicar a proposta? Adicione 1,0 juntamente com os 0,5, totalizando 1,5h e assim por diante.

[BANT] Budget, Autoridade, Necessidade, Tempo: o método BANT é excelente para entender as probabilidades de fechamento de uma venda. A ideia é “rankear” um possível lead em cada uma das opções:

  • Budget: o cliente tem orçamento para pagar pelo meu produto ou serviço? Muitas vezes você tem a solução perfeita para uma empresa mas no momento eles não podem pagar pelo seu serviço. Ter o ranking com o Budget baixo já é um indicador que não se deve gastar muito tempo na tentativa de fechar o cliente, já que você poderá investir um tempo enorme com uma baixa probabilidade de fechamento da venda.

  • Autoridade: a pessoa com quem você está conversando / vendendo tem a autoridade para tomar a decisão final e fechar negócio? Quanto maior a autoridade, mais alta a probabilidade de venda. Por isso é importantíssimo adquirir contatos (leads) de pessoas que tomam as decisões nas empresas.

  • Necessidade: qual é a real necessidade do cliente em potencial utilizar a sua solução? Por exemplo: minha empresa oferece consultoria em gestão financeira. A empresa com quem estou conversando poderia se beneficiar do meu serviço, porém este não é o maior problema que enfrentam hoje. Muito possivelmente a chance da conversão da venda para esta empresa é mínima, já que minha solução não busca resolver um problema ou criar um oportunidade urgente para este possível cliente.

  • Tempo: aqui entra o famoso timing. Ele, de certa maneira se correlaciona com a Necessidade, mas é bem mais voltado para buscar entender se o seu produto ou serviço poderia ser implementado imediatamente, ou não, no possível cliente. Quanto mais urgente for a necessidade de implementação, maiores as suas chances de conclusão da venda.

O BANT te ajuda muito também a guiar a conversa com possíveis clientes, para que obtenha o máximo de informações relevantes.

Data Primeiro Contato: onde você preenche a data do primeiro contato ou reunião com o cliente. Esta data pode ser o primeiro email apresentando sua empresa ou a primeira reunião pós demonstração de interesse pelo lead. O importante é definir com clareza e aplicar a mesma lógica para cada linha de cliente no modelo do excel. É importantíssimo o preenchimento desta data pois ela irá gerar a base para entender o tempo médio que se leva para obter uma resposta positiva o negativa sobre a venda.

Data Resp Final: é o preenchimento da data onde obteve a resposta final se a venda se concretizou (fechada) ou não (perdida). Muitas vezes um lead pode simplesmente sumir e nunca te dar uma devolutiva. Nestes casos, determine um tempo padrão onde o possível cliente se transformou em cliente perdido. Novamente é vital o preenchimento desta data pois ela que gera a base, junto com a Data Primeiro Contato, para você entender o tempo médio que se leva para obter uma resposta positiva ou negativa sobre a venda.

Tempo Médio Resp (em semanas): fórmula já preenchida que irá calcular o tempo médio, em semanas, entre o primeiro contato (campo Data Primeiro Contato) e a resposta final (campo Data Resp Final). Este campo será muito utilizado para entender o tempo médio para fechar um cliente

CAC: custo de aquisição de clientes. Neste modelo, o custo de aquisição de um cliente é calculado pelas horas gastas neste cliente (vide a extrema importância do preenchimento na coluna Pre-V h!) vezes o custo por hora da sua operação de vendas + custo marketing para adquirir os leads. No modelo, você pode definir o custo por hora que deseja utilizar na aba “CAC”. Vale pontuar que tem gente que utiliza somente o custo da operação de vendas com gastos de marketing, tem gente que calcula o custo todo da empresa (que precisa estar rodando!) para poder continuar vendendo. Vai a gosto do freguês ;) Eu gosto de simplificar e alocar o custo da equipe de vendas + marketing diretamente relacionado na geração de leads, correlacionando diretamente com os contratos fechados. Exemplo: Se minha equipe de vendas + marketing que gasto para trazer contatos me custa R$2000 por hora, e se eu gastei 15 horas em reuniões e preparação para fazer uma venda de R$100.000, o meu custo para adquirir este cliente (CAC) que vai me gerar R$100k de receita é de R$30.000.

Tudo preenchido no meu Pipe de Vendas! E agora? Que análises posso fazer para otimizar as minhas vendas?

Utilizei muito este sistema quando operávamos o Honeycomb (uma consultoria e software de gestão para empresas que desejavam trabalhar com mais transparência e foco em resultados). Abaixo trago exemplos reais de uma análise que rodei, utilizando exatamente o modelo acima, para parte das vendas de consultoria da empresa (Honeycomb tinha SaaS e consultoria como modelos de negócio): geralmente projetos de no mínimo 3 meses, com ticket médio baixo para uma consultoria.

Você verá que adaptei algumas partes de modelo. Esta é a beleza do excel / Google Sheets!

Abaixo uma cópia do email enviado na época aos sócios e investidores com o arquivo de excel que suporta a análise.

Quem quiser parar por aqui e “brincar” com o excel acima, manda bala! O email abaixo ilustra alguns exemplos dos dados e conclusões gerados pelo modelo e como tais dados podem ser analisados e comunicados para sua equipe / sócios / investidores.


Oi pessoal, tudo bem?

*** Se preparem para um email longo, mas cheio de insights! :) *** 

Mergulhei em nossas vendas de consultoria e trago alguns números para refletirmos + excel com dados para maiores análises.

Vamos por partes:

Tempo para fechar ou perder um cliente/venda:

  • Em média, levamos 7.7 semanas para ter alguma (ou nenhuma!) resposta de um possível cliente .

  • Para os clientes que fechamos, a média de tempo para uma devolutiva positiva é de 3.4 semanas (Rápido! O que indica que quem quer fechar, fecha rápido!)

  • Para os clientes que perdemos após enviar a proposta a média de semanas entre a primeira conversa e a resposta final é de 18.1 semanas (o que indica também um fator cultural das pessoas não gostarem de dar negativas + a minha personalidade de não ficar em cima cobrando uma resposta!)

Número de leads / contatos com possíveis clientes:

  • Desde janeiro de 2017, tivemos 33 leads

  • Destes, fechamos 11 (taxa de conversão de 33%)

  • 6 leads não fecharam (~18%) após receberem a proposta em negociações que iam super bem.

  • Média de leads gerados por mês: 2.9

  • Mês que geramos mais leads: Set 2017, com 8

DinDin $$$:

  • De janeiro 2017, enviamos um total de R$258.072 em propostas

  • Média de R$16k por mês

  • Fechamos R$148.172

  • Perdemos R$109.900

  • CCAC (Consulting Customer Acquisition Cost) - dado nosso custo por hora de R$1.000, nosso CCAC teve média de R$4.552

  • Dada que nossa média de vendas é de 16k, nossa margem está uma meleca! Está caro pra trazer clientes que pagam pouco! Precisamos focar em clientes com ticket médio maior.

Algumas reflexões:

  • Fechamos rápido! nossa média para fechar um cliente em 3.4 semanas é rápida quando comparada a média de empresas e serviços similares (16 semanas). Para mim isto é reflexo da nossa cultura e approach com vendas, que é muito focada na construção de relacionamentos e não ficamos em cima de ninguém, insistindo em uma resposta. Isso é ótimo para fechar uma vez que estabelecemos relacionamento com um lead, porém é péssimo pois não somos máquinas de gerar leads e geramos poucos mensalmente.

  • Taxa de conversão boa (eu acho!) :) Nossa taxa de conversão de lead pra cliente de 33% me parece bem alta, e é natural devido ao nosso estilo de vendas de focar em menos leads com mais qualidade e maior relacionamento. Insights aqui super bem vindos!

  • Pelo menos estamos aprendendo algumas coisas! Me parece que estamos (ou, já que somos uma mini startup, eu estou!) aprendendo onde focar os esforços de vendas. O método BANT, que o Sam me apresentou, tem feito toda a diferença. Por exemplo, gastamos 15h na venda da empresa X e 20h na empresa Y. Nenhuma das duas com ticket médio alto, gastamos um tempo enorme em reuniões e não fechamos nenhuma das duas. Em contraponto, investimos menos de 25h na empresa A e B para fechar um ticket de R$90k.

  • Nosso CCAC está uma caca! Fica claro que qualquer oportunidade abaixo de R$80k a R$100k não vale a pena pra gente.

    Modelo Análise Honeycomb


    Curtiu? Compartilhe com sua rede!

    Share


    Ainda não assina a Zum!? Toda quinta, 7:45, gratuitamente no seu email:

    Subscribe now